Just in Time Resourcing

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JIT GLOBO

La metodología “Just in Time”, también conocida como método Toyota o JIT, fue concebida en Japón por Taiichi Ohno, director de la empresa Toyota. El éxito de JIT se basa en un principio fundamental, producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento que se necesitan. Otra clave de esta metodología consiste en eliminar todo aquello que no aporta valor al cliente.

  • Calidad perfecta a la primera: búsqueda de cero errores, detección y solución de los problemas en su origen.
  • Minimización del despilfarro: eliminación de todas las actividades que no son de valor añadido.
  • Mejora continua: reducción de costes, mejora de la calidad, aumento de la productividad.
  • Flexibilidad a la hora de cubrir las necesidades de la demanda.

La metodología JIT ha sido usada en las industrias de medio mundo para mejorar la productividad, la pregunta que surge ahora es, cómo se podría aplicar a las empresas de servicios.

La creciente competencia y el cambio en los mercados suponen un gran reto para los  proveedores de servicios que deben adaptarse rápidamente e innovar en la prestación de servicios. De manera similar a cómo los fabricantes aprendieron a través de avanzadas técnicas de planificación de inventario para tener las piezas adecuadas disponibles en el momento justo (“Just in Time JIT”), las empresas de servicios deben proporcionar los recursos adecuados en el lugar adecuado en el momento adecuado, “Just in Time Resourcing”. Gestionar el capital humano mediante procesos análogos a los implementados en la industria de fabricación (Just in Time) es posible, y de hecho, ya se está haciendo.

Cambios de personal en los proyectos, rotación y la elección del personal equivocado, impacta en la calidad, en la satisfacción del cliente y en el coste. En definitiva, el resultado de los proyectos depende en gran medida de la excelencia con la que se gestionen los recursos.

El primer paso en la construcción de una solución JITR es desarrollar y mantener un inventario de habilidades de los recursos, de sus competencias, de su disponibilidad. El siguiente paso es realizar una gestión de recursos y contratación centralizada, tomar las decisiones con una visión global, no centrándose en la necesidad concreta. Está demostrado que un enfoque centralizado de los procesos de gestión de recursos produce mejores resultados.

JITR tiene, y sobre todo, debería tener una fuerte dependencia con Six Sigma. Six Sigma se fundamenta en la calidad de los procesos, el objetivo es asegurar la excelencia del producto o el servicio mejorando la eficacia y eficiencia de los procesos para conseguir la máxima calidad sin incrementar los costes. La búsqueda y la aplicación de la mejora continua lleva, no sólo a mejorar la productividad de los procesos, a detectar los cuellos de botella, las debilidades y las actividades que no aportan valor al producto o servicio final para el cliente, sino que también permite fijar objetivos más altos, mejora en la previsión y en los tiempos de entrega. En definitiva, conseguir una reducción de los costes de proceso de hasta un 50%.

Sin la aportación de la filosofía Six Sigma sería imposible llevar a cabo JITR de una manera eficiente, es decir, sin el análisis, control, medición y mejora continua de los procesos relacionados con la gestión de los recursos. Uno de esos procesos es sin duda la gestión de la capacidad. Cuando hablamos de gestión de la capacidad nos referimos, sobre todo, a ser capaces de tener una visión global de la demanda y de la disponibilidad de los recursos, para anticiparnos a los problemas de capacidad limitada y al sobrecoste de la capacidad disponible.

Tanto Six Sigma como JIT o JITR implican un estricto control de los procesos de negocio y exigen a las empresas centrarse en la eficiencia, de ahí que estén tan íntimamente relacionados. En ningún caso se debe perder la flexibilidad y la capacidad rápida de adaptación a los cambios del mercado, la eficiencia no debe ir en detrimento de la flexibilidad, ambas deben convivir en equilibrio para poder alcanzar el éxito.

Realizar una gestión de los recursos orientada a procesos y aplicar la mejora continua (detectar cuellos de botella, eliminar los procesos o acciones que no aportan valor al cliente y mejorar la productividad). Realizar una gestión continua, no una gestión puntual. Por último, es importante elegir una buena solución PSA/PPM para apoyar el proceso con la automatización de una herramienta PSA/PPM.

JITR ofrece una solución probada para lograr una mayor utilización de los recursos, mejorar la calidad de los resultados de los proyecto, lo que supone un incremento de la satisfacción de los clientes y los empleados, además de un aumento de la rentabilidad al conseguir reducir costes como consecuencia de realizar una gestión eficaz de los recursos.