Desde hace algún tiempo, las organizaciones parecen estar más concienciadas sobre los beneficios que supone una buena gestión de proyectos. Sin embargo, llevarla a cabo no es una tarea fácil. El último Informe del Chaos realizado por Standish Group con la finalidad de medir el éxito y fracaso de los proyectos IT, muestra que solo un 39% de estos proyectos finalizaron con éxito, mientras que el 43% lo hicieron con deficiencias (retraso, sobrecoste y/o menos requisitos de los esperados) y el 18% restante se cancelaron o dieron lugar a un producto que nunca se utilizó.

 

Dado que cualquier tarea pequeña es habitualmente más fácil de definir, ejecutar y controlar que una grande, en base a nuestra experiencia en proyectos IT, defendemos como buena práctica descomponer los proyectos grandes en unidades pequeñas más manejables para disminuir la complejidad del proceso de gestión y obtener mejores y más rápidos resultados. Mientras las posibilidades de finalizar con éxito un proyecto pequeño ascienden al 70%, las de uno grande son prácticamente nulas, duplicándose la probabilidad de no cumplir el alcance, plazo y presupuesto acordados, y siendo diez veces mayor la posibilidad de que se cancele o que la vida útil del producto generado termine antes de su implementación.

 

Aunque esta descomposición en ocasiones puede resultar complicada, el esfuerzo merece la pena no solo para asegurar los objetivos del proyecto, sino por las recompensas y beneficios que se obtendrán a nivel de organización, como por ejemplo, garantizar un retorno de la inversión más temprano.

 

Para gestionar estos proyectos más pequeños creemos en una serie de factores clave a tener en cuenta.

 

Es fundamental conseguir que la Dirección se implique al 100%, apoyando y defendiendo tanto al proyecto como a los miembros del equipo y siendo capaz de involucrar a los usuarios y otras partes interesadas en el momento adecuado.

 

Por otro lado, la optimización de recursos es clave. Cuanto menor sea el número de recursos y más preciso su nivel de cualificación y de dedicación, más fácil es el control y seguimiento de los trabajos realizados restando esfuerzo al proceso de monitorización.

 

Además, contar con un equipo experto en dirección de proyectos capaz de definir objetivos claros y disponer de una herramienta de gestión adecuada,son elementos imprescindibles para mejorar la gestión de incidencias y solicitudes de cambio, optimizando el tiempo dedicado a controlar las restricciones del proyecto y evitando desviaciones innecesarias que lleven al fracaso.

 

Por último, todos estos proyectos pequeños deben coordinarse adecuadamente de manera que siempre tengan en mente el objetivo común y global del proyecto.

 

Así, utilizando la descomposición como herramienta fundamental para alcanzar el éxito, logramos fácilmente los objetivos de los grandes proyectos manejando con poco esfuerzo piezas clave de otros más pequeños.

 

 

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Si necesitáis más información sobre alguna de nuestras soluciones no dejéis de visitar nuestra web o contactar con nosotros para una mayor información sobre las mismas.

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